2007-10-14

當我收到會議通知時

看了 Ada 寫的【舉行一場有效的會議】,讓我挺欣賞的。尤其是一句:

讓議題用自己所期望的方式去進行,但是責任需由大家一起來承擔。

忍不住哈哈大笑,真想為 Ada 鼓鼓掌!

我是 Meeting Animal ,常常一天的生活就是在一場接一場的會議中渡過。想要不開會,那是不可能的,只能像 Ada 一樣,想想怎麼把會給開好,生活才會愉快,不是嗎? 

但是,自己把會開好還是不夠,因為還是有很多人,會找我去開無效的會議。因此,我們還得要學,如何閃開那種很糟的會議,才不會莫名其妙地承擔了一堆責任!

因此,在歷經了許多很糟糕的會議,又背了許多莫名的責任後,現在當我收到會議通知時,我會做幾件功課:

  • 問問自己,這個會議對我很重要嗎?為什麼?
  • 問問自己,我知道我要為這個會議準備些什麼嗎?帶意見去、還是帶問題去,甚至是帶問題的答案去呢?
  • 如果我不知道,我會問問這個會議的召集人。
  • 如果我得不到答案,或者我不滿意,我會說 NO !拒絕參加這個沒有必要的會議!

因此,我的會議終於開始減少。那些會前沒有 Agenda 、沒有目標的會議,八成會被我拒絕。而且我發現,常常會議召集人也根本不知道要找誰開會,就亂槍打鳥到處邀請人,如果不做功課,就成了被亂槍打中的傻鳥,真的是把生命浪費在無效的會議上了!

2 comments:

Ada 2007年10月14日 下午 6:36  

個人認為會議的進行應該是選擇題而不該是申論題,所以除了會議 agenda 外應該要順便問問會議召集人或舉辦單位是否已做過了『專業』的評估,能事先取得評估內容更好。

當然啦,讓與會人員事先取得評估結果對會議召集人而言可能是另場災難的開始就是了!

維克多,  2007年11月8日 上午 9:57  

不去meeting有個風險
就是Action Item 通常都會落在你身上

所以很多人是把Notebook帶進去
做自己的事 (包括MSN....)
一整個 Meeting不發一語

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